Konferencja – wybrać hotel czy osobną salę?

Każdy, kto staje przed zadaniem zorganizowania konferencji biznesowej, musi zadecydować, w jakim miejscu się ona odbędzie. Do wyboru organizatorów pozostają zarówno hotele, które posiadają własne sale konferencyjne, jak i osobne centra konferencyjne, które poza salami nic innego nie oferują. Która opcja będzie korzystniejsza? Na to pytanie postaramy się odpowiedzieć wraz z partnerem artykułu Hotelem Nadmorskim, który specjalizuje się organizacji konferencji na terenie Gdyni. Zaczynajmy!

Zorganizowanie dobrej konferencji to twardy orzech do zgryzienia. Na powodzenie całego wydarzenia ma jednak największy wpływ miejsce, w jakim się ono odbywa. Miejsce to powinno zapewnić nam kompleksową obsługę, na którą składały się będą: odpowiednio wyposażona sala konferencyjna, sprzęt audiowizualny, catering, dodatkowe atrakcje oraz nierzadko również nocleg. Czy więc centra konferencyjne, które spośród wszystkich tych kwestii zapewnić nam mogą tylko dwie pierwsze, będą dobrym wyborem? Niekoniecznie.

Znacznie lepszym pomysłem może być bowiem zorganizowanie eventu biznesowego w hotelu. Dlaczego?

Szybki i sprawny catering

Konferencje mają to do siebie, że często są długie i bardzo angażujące. Wówczas przerwy okazują się być zbawienne. Przerwy kawowe czy też obiadowe to już kwestia obligatoryjna podczas tego typu wydarzeń. Przyjęło się, że to w gestii organizatorów pozostaje, aby ugościć swoich uczestników poczęstunkiem oraz ciepłymi i zimnymi napojami. Jak jednak sprawnie tego dokonać w centrum konferencyjnym, gdzie najczęściej mamy do dyspozycji jedynie automaty z kawą czy czajniki oraz zestaw filiżanek?

Aby zapobiec podobnym faux pas wystarczy od początku ustalić, że konferencję zorganizujemy w hotelu. Bardzo często obiekty hotelowe bowiem posiadają własne restauracje, które zadbają o to, by nasz catering był pyszny i zróżnicowany, a przede wszystkim dostarczony sprawnie i szybko.

Możliwości noclegowe dla każdego uczestnika

Bywa, że konferencje przewidziane są na kilka dni. W takim wypadku świetnym chwytem wizerunkowym organizatora jest zarezerwowanie swoim Gościom godnego noclegu w możliwie jak najbliższym miejscu. I o ile centra konferencyjne nie oferują żadnych noclegów i musielibyśmy dodatkowo dogadywać się z kolejnymi podmiotami, o tyle hotel - dzięki swoim kompleksowym usługom - będzie w stanie zagwarantować nam potrzebną ilość miejsc noclegowych na czas trwania całego wydarzenia. Dzięki takiemu rozwiązaniu nasi Goście zaoszczędzą sporo czasu i nikt nie spóźni się na prezentacje i wystąpienia.

Atrakcje również są ważne

Nie da się ukryć, że nie samą pracą człowiek żyje. Aby nasza konferencja okazała się atrakcyjna i niezapomniana, warto zaserwować naszym Gościom dostęp do różnych rozrywek w czasie wolnym. Z takiego myślenia wyrósł trend organizowania wydarzeń biznesowych w ciekawych turystycznie miejscach na mapie całej Polski. Można tu wymienić szczególnie konferencje nad morzem, gdzie latem można robić wiele ciekawych rzeczy.

Jak wiadomo - to właśnie hotele znajdują się w najbardziej ciekawych turystycznie miejscach. Dzięki temu będziemy mogli zaoferować naszym uczestnikom coś więcej niż tylko prelekcje i wykłady.